我們當(dāng)中的很多人在一天的工作時間內(nèi)，會處于這樣的“不具生產(chǎn)性”狀態(tài)：似乎總是忙忙碌碌，感覺時間不夠用，但到了下班前“清點”工作成果，卻往往發(fā)現(xiàn)有很多計劃好的事情都沒有完成，忙碌的一天似乎沒有什么效果，于是加班成了不得不為的事情。想要提高工作效率，減少加班，必須找到那些“偷”走我們時間的“元兇”。
“元兇”之一：依賴記憶做事，缺少計劃
臨下班，Andy總會發(fā)現(xiàn)某項重要的工作沒有完成，比如考勤表必須要交，明天開會的內(nèi)容要準(zhǔn)備一下，而自己就是不能提早想起這些事來。
俗云，好記性不如爛筆頭，我們的大腦有時也會給我們開個小玩笑，忽略一些其實很重要的事情。而沒有計劃的工作，看上去是“隨機”地處理遇到的事，這樣很有可能忘記最需要在當(dāng)天解決的問題。
解決方法：列出明天所要做的事情，這些事情中包括今天部分完成的，并給每件事標(biāo)出處理順序。
“元兇”之二：拖到最后期限
Waters有個很不好的習(xí)慣。每件事都會拖到最后期限才能完成。由于時間的壓力及緊迫感，往往匆忙了事，之后又需要反復(fù)地去修改，浪費了時間。
從心理學(xué)角度，喜歡把事情放到最后一天完成的人，通常是對自己所做的這件事缺乏信心。因為信心不足，總期待有更好的方法或結(jié)果出現(xiàn)，等到了最后一刻才不得不“交卷”完事。“交卷”后，通常給自己的心理暗示是，如果我有更多的時間我會完成得更好。
解決方法：把一項任務(wù)拆分成幾個階段，每完成一個階段小小地獎勵自己，這樣可以建立信心。
“元兇”之三：不及時把信息資源歸類
Echo覺得每天總在找東西。大老板終于決定與這家客戶合作，但是關(guān)于客戶的詳細背景資料不知放哪里了；前幾天同事發(fā)來郵件好像消失了，那上面有客戶的具體聯(lián)系方式；上周會議記錄似乎并不在面前一堆文件中……
歸類的作用是可以讓人最快速地找到當(dāng)下需要的信息。不要以為這樣會浪費時間，一旦習(xí)慣養(yǎng)成后，可以省下很多反復(fù)搜尋的時間。
解決方法：在遇到新事情的時候要馬上進行分類。注意分類建好后，要讓自己很容易找到，否則也一樣會浪費時間。
“元兇”之四：不會拒絕別人的請求
Jane的人緣很好，因為她從不拒絕別人提出的要求。Jane的口頭語是，工作上能幫的就幫一下，人家也挺為難的。于是，Jane不得不需要加班來完成自己份內(nèi)的事。
熱心幫助會增加自己的成就感，但是人的精力與時間有限，當(dāng)熱心影響到自己的本職工作，導(dǎo)致本職工作無法完成，由此帶來的打擊會更大。畢竟我們活在當(dāng)下，只有自己活得好，才能更好地幫助別人。
解決方法：向提出請求的同事說不。
“元兇”之五：缺少彈性時間
某天一上班，Jones就接到上司的電話，原定出差的工程師生病，公司需要他臨時去外地為公司的一個產(chǎn)品做現(xiàn)場演示。原本Jones排好的工作計劃就此打亂，突然而來的出差任務(wù)嚴(yán)重影響了Jones的工作效率。
雖然我們不能預(yù)見突發(fā)事件，但我們可以預(yù)留一些時間來應(yīng)對。排滿的工作計劃表看似很緊湊，很有效率，實質(zhì)上是一根拉緊的橡皮筋，再有突發(fā)事件，橡皮筋已無延伸的可能，結(jié)果可想而知。
解決方法：每天留一些讓自己隨意的時間。
尋找偷走時間的“元兇”的意義在于找到能夠更高效率投入每天工作的方法。如果我們很熟悉我們的工作，而且能夠比其他人都干得更快，為什么我們不能早點回家呢？讓我們和加班生活說拜拜吧！（完）
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